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L’écran Passenger Reservation (réservation) s’affiche lorsque vous ouvrez une réservation pour la consulter ou la modifier. La zone principale de cet écran est divisée en 3 sections distinctes: renseignement sur les passagers, renseignement sur les segments, et coordonnées.
Figure 5. 1: Écran Passenger Reservation (réservation)
Tableau 5: Description de l'écran Passenger Reservation (réservation)
| Élément | Description | ||
|---|---|---|---|
| Change Pax (modifier passagers) | Lorsque la section des passagers est sélectionnée, cliquez sur ce bouton pour accéder à l’écran Passenger List (liste des passagers), sur lequel vous pouvez ajouter, supprimer, modifier et transférer des passagers pour cette réservation. | ||
| Change Seg (modifier segments) | Lorsque la section des segments est sélectionnée, cliquez sur ce bouton pour accéder à l’écran Reservation Segments (segments de réservation), sur lequel vous pouvez ajouter, modifier ou annuler des segments pour cette réservation. | ||
| Change Contact (modifier coordonnées) | Lorsque la section des coordonnées est sélectionnée, cliquez sur ce bouton pour accéder à l’écran Contact Information (coordonnées), sur lequel vous pouvez modifier les coordonnées du contact principal pour cette réservation. | ||
| Payment (paiement) | Sert à accéder à l’écran Payment (paiement), sur lequel vous pouvez traiter les paiements (les modes de paiement disponibles dépendant de la configuration du système). | ||
| Itinerary (itinéraire) | Sert à accéder à l’écran Itinerary (itinéraire), sur lequel vous pouvez afficher l’itinéraire qui fait l’objet de cette réservation, l’imprimer ou l’envoyer par courriel. | ||
| (Ctrl+Maj) Email Itinerary (envoyer l'itinéraire par courriel) | Sert à envoyer l’itinéraire qui fait l’objet de cette réservation par courriel au contact principal. | ||
| Charges (frais) | Sert à accéder à l’écran Reservation Charges (frais de réservation), sur lequel vous pouvez consulter et modifier les frais ou rembourser les paiements effectués pour la réservation. | ||
| Ticket # (no. de billet) | Sert à attribuer ou à modifier le numéro de billet associé au segment du passager sélectionné. | ||
| Cancel Res (supprimer la réservation) | Sert à annuler tous les segments pour tous les passagers qui font l’objet de la réservation. Ce bouton n’est activé que si aucun paiement n’a été effectué ou si tous les paiements effectués ont été intégralement remboursés. | ||
| Hold/Release (mise en attente/libération) | Sert à mettre la réservation en attente (reporter le paiement) ou à la libérer de ce statut. Ce bouton n’est activé que si aucun paiement n’a été effectué ou si tous les paiements effectués ont été intégralement remboursés. | ||
| Edit Route (modifier la route) | Sert à modifier la route qui fait l’objet de la réservation (si vous disposez des autorisations requises) sans appliquer de frais d’annulation ou de modification. | ||
| View History (afficher l'historique) | Sert à afficher un historique général de la réservation. | ||
| Agency (agence) | Sert à modifier l’agence associée à la réservation. | ||
| GDS Loc (dossier SMD) | Sert à modifier les renseignements sur le dossier SMD de la réservation. | ||
| GDS Msg (message SMD) | Sert à afficher le message SMD d’origine, lorsque le module SMD est activé et que la réservation provient du SMD. | ||
| Res Audit (vérification de la réservation) | Sert à afficher un historique détaillé des modifications apportées à la réservation. | ||
| Alt Loyalty Id (modifier l'ID fidélisation) | Sert à modifier l’ID correspondant à la réservation (lorsque le module Loyalty est activé). | ||
| Select Seat (sélection des places) | Sert à accéder à l’écran Seat Selection Tool (outil de sélection des places), sur lequel vous pouvez attribuer des places spécifiques aux passagers (lorsque le module Seat Selection est activé). | ||
| Ancillary Items (options supplémentaires) | Sert à ajouter ou à modifier les options supplémentaires de la réservation (lorsque le module Ancillary Items est activé). | ||
| Res Search (recherche de réservation) | Sert à retourner à l’écran Reservation Selector (sélecteur de réservation) sans fermer la réservation active. | Res Search (recherche de réservation) | Sert à retourner à l’écran Reservation Selector (sélecteur de réservation) sans fermer la réservation active |
| Tickets (billets) | Sert à accéder à l’écran Reservation Tickets (Billets électroniques), sur lequel vous pouvez visionner les billets et documents électroniques associés avec la réservation. | ||
| Currency Converter (convertisseur de devises) | Sert à afficher un convertisseur de devises qui vous permet d’entrer une valeur (en votre devise par défaut) et de la convertir aux autres devises disponibles. |
Écran Passenger List (liste des passagers)
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Figure 5. 2: Écran Passenger List (liste des passagers)
Tableau 6: Description de l'écran Passenger List (liste des passagers)
| Élément | Description |
|---|---|
| Change (modifier) | Sert à modifier le passager sélectionné. Vous pouvez sélectionner un profil existant ou créer un nouveau passager. |
| Add Pax (ajouter un passager) | Sert à ajouter un passager (adulte ou enfant) à la réservation. |
| Cnx Pax (supprimer un passager) | Sert à supprimer le passager sélectionné de la réservation. |
| New Res (nouvelle réservation) | Sert à transférer le ou les passagers sélectionnés vers une nouvelle réservation. |
| Infants (bébés) | Sert à accéder à l’écran Infants (bébés), sur lequel vous pouvez gérer les bébés qui font l’objet de la réservation. |
| Select (sélectionner) | Lors de la recherche de passagers existants, utilisez le bouton Select (sélectionner) pour attribuer le profil sélectionné au passager selectionné. |
| New (nouveau) | Sert à créer un nouveau passager. |
| Edit (modifier) | Sert à modifier le passager sélectionné. |
| Save (enregistrement) | Sert à enregistrer les modifications apportées au passager sélectionné. |
| Charge Company (facturer l'entreprise) | Cochez cette case pour imputer automatiquement les frais liés à la réservation et à ses modifications ultérieures au compte d’entreprise correspondant. Cette case est activée uniquement si la réservation est associée à un compte d’entreprise. |
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Figure 5. 3: Écran Infants (bébés)
Ajout de bébés
Cliquez sur le bouton A - Add (ajouter) de l’écran Infants (bébés) et entrez les renseignements concernant le bébé. Cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer) pour terminer l’opération.
Figure 5. 4: Écran Infant Details (renseignements d'un bébé)
Modification des renseignements d'un bébé
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L’écran Reservation Segments (segments de réservation) vous permet d’ajouter, de modifier ou de supprimer des segments pour la réservation active. Pour y accéder, sélectionnez la section Segment Information (renseignements sur les segments) de l’écran Passenger Reservation (réservation) et cliquez sur le bouton 2 - Change Seg (modifier segments).
Figure 5. 5: Écran Reservation Segments (segments de réservation)
Ajout d'un segment (confirmé)
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Pour modifier un segment, sélectionnez-le sur l’écran Reservation Segments (segments de réservation) et cliquez sur le bouton 3 - Edit (modifier). Entrez les nouveaux paramètres et cliquez sur 0 - By Schedule (selon l’horaire) pour créer un segment confirmé ou sur B - Standby (en attente) pour créer un segment en attente.
Figure 5. 6: Écran Reservation Segments (segments de réservation) - mode édition
Annulation d'un Segment
Pour annuler un segment, sélectionnez-le sur l’écran Reservation Segments (segments de réservation) et cliquez sur le bouton 4 - Cancel Seg (annuler segment). Lorsque vous êtes invité à préciser les frais d’annulation, sélectionnez Continue (continuer) pour terminer l’opération.
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L’écran Contact Information (coordonnées) vous permet de modifier les renseignements sur le contact principal de la réservation. Pour y accéder, sélectionnez la section des coordonnées de l’écran Passenger Reservation (réservation) et cliquez le bouton 2 - Change Contact (modifier contact). Entrez les nouveaux renseignements et cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer).
Figure 5. 7: Écran Contact Information (coordonnées)
Certaines permissions (View (voir), Append (ajouter), Modify (modifier)) ont été ajoutées concernant les Notes sur la réservation. Dépendant de ces Permissions, les utilisateurs (ou les groupes) peuvent voir les notes (sans les modifier), ajouter des notes (sans modifier les notes existantes), ou modifier les notes (ajouter et/ou modifier ou supprimer les notes existantes).
Écran Payment (paiement)
L’écran Payment (paiement) vous permet de traiter les paiements des réservations (les modes de paiement disponibles de la configuration du système). Cliquez sur le bouton 3 - Payment (paiement) pour accéder à l’écran Passenger Reservation (réservation). La valeur du champ Amount (montant) correspond par défaut à celle du champ Balance Due (solde dû) pour la réservation, mais vous pouvez la modifier si nécessaire (par exemple, si le client souhaite effectuer un paiement partiel).
Figure 5. 8: Écran Payment (paiement)
Paiements au comptant
Les modes de paiement au comptant (espèces, débit, chèque, etc) sont les plus simples à traiter. Sélectionnez le type de paiement approprié dans la liste déroulante Method (mode), corrigez le montant si nécessaire et cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer).
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Les paiements par carte de crédit sont généralement les plus courants. Sélectionnez le mode de paiement approprié dans la liste déroulante Method (mode), corrigez le montant si nécessaire et cliquez sur le bouton A - Authorize (autoriser) pour accéder à l’écran Credit Card Payment (paiement par carte de crédit).
Figure 5. 9: Écran Credit Card Payment (paiement par carte de crédit)
Sur l’écran Credit Card Payment (paiement par carte de crédit), entrez les renseignements concernant la carte et le titulaire de la carte, puis cliquez sur A - Authorization (autorisation). Si la transaction se déroule normalement, un numéro d’autorisation s’affiche. Sinon, un message d’erreur indique la cause du problème.
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Il est possible d’utiliser des bons pour payer une partie ou la totalité des frais liés à une réservation. Certains types de bons ne peuvent pas être utilisés pour régler l’intégralité des frais. Pour effectuer un paiement par bons, sélectionnez le mode de paiement dans la liste déroulante Method (mode) et corrigez le montant si nécessaire. Sélectionnez le payeur (le passager qui détient le bon utilisé pour le paiement dans la liste déroulante Payer Name (nom du payeur), puis cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer).
Figure 5. 10: Écran Voucher Redemption (échange du bon)
Sur l’écran Voucher Redemption (échange du bon), entrez le numéro de série du bon et cliquez sur Search (rechercher). Si la recherche s’avère fructueuse, les détails du bon sont insérés dans les champs correspondants. Entrez le code PIN et le mot de passe, puis cliquez sur Redeem (échange) pour finaliser le paiement.
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L’écran Itinerary (itinéraire) vous permet d’afficher l’itinéraire qui fait l’objet d’une réservation, de l’imprimer ou de l’envoyer par courriel. Cliquez sur le bouton 4 - Itinerary (itinéraire) pour accéder à l’écran Passenger Reservation (réservation). Selon la configuration du système, l’itinéraire est disponible dans plusieurs langues.
Figure 5. 11: Écran Itinerary (itinéraire)
Tableau 7: Description de l'écran Itinerary (itinéraire)
| Élément | Description |
|---|---|
| Detail (détail) | Sert à sélectionner un itinéraire détaillé. Les niveaux de détail sont présentés dans le tableau 8, Comparaison des niveaux de détail d’un itinéraire, ci-dessous. |
| Summary (sommaire) | Sert à sélectionner un itinéraire sommaire. Les niveaux de détail sont présentés dans le tableau 8, Comparaison des niveaux de détail d’un itinéraire, ci-dessous. |
| No Figures (sans prix) | Sert à sélectionner un itinéraire sans prix. Les niveaux de détail sont présentés dans le tableau 8, Comparaison des niveaux de détail d’un itinéraire, ci-dessous. |
| Screen (écran) | Sert à afficher l’itinéraire dans la visionneuse de rapports ameliaRES. Vous pouvez ensuite le consulter à l’écran, l’enregistrer au format HTML, ou l’envoyer par courriel. |
| Printer (imprimante) | Sert à envoyer l’itinéraire à l’imprimante configurée dans le système. |
Tableau 8: Comparaison des niveaux de détail d'un itinéraire
| Renseignments | Detail (détail) | Summary (sommaire) | No Figures (sans prix) |
|---|---|---|---|
| Renseignments sur le passager principal | X | X | X |
| Notes sur la réservation | X | X | X |
| Sommaire des frais | X | X | - |
| Liste des passagers secondaires | X | X | X |
| Liste des bébés | X | X | X |
| Détails de l'itinéraire | X | X | X |
| Grille du compte passagers | X | X | X |
| Grille des frais détaillés | X | - | - |
| Détail du paiement | X | - | - |
| Coordonnées de l'agence | X | X | X |
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L’écran Reservation Charges (frais de réservation) vous permet non seulement d’ajouter, de modifier ou d’annuler des frais pour une réservation, mais aussi de rembourser des paiements. Pour accéder à l’écran Reservation Charges (frais de réservation), cliquez sur le bouton 5 - Charges (frais) de l’écran Passenger Reservation (réservation).
Figure 5. 12: Écran Reservation Charges (frais de réservation)
Tableau 9: Description de l'écran Reservation Charges (frais de réservation)
| Élément | Description |
|---|---|
| Add (ajouter) | Sert à accéder à l’écran Add Reservation Charge (ajouter des frais de réservation) pour ajouter des frais. |
| Edit (modifier) | Sert à accéder à l’écran Edit Reservation Charges (modifier les frais de réservation) pour modifier des frais. |
| Add Payment (ajouter les paiements) | Sert à accéder à l’écran Payment (paiement) pour effectuer un paiement. |
| Refund Payment (rembourser un paiement) | Sert à accéder à l’écran Payment (paiement) en mode de remboursement. |
| Print Payments (imprimer les paiements) | Sert à envoyer une liste de paiements à l’imprimante. |
| Edit Payer (modifier le payeur) | Sert à accéder à l’écran Payment (paiement) en mode d’édition pour modifier la valeur du champ Payer (payeur). |
| Edit PO (modifer un bon de commande) | Sert à accéder à l’écran Payment (paiement) en mode d’édition pour modifier le numéro de bon de commande. |
| Transfer Credit (transférer des crédits) | Sert à transférer des crédits restants à une autre réservation. |
| Create Voucher (créer un bon) | Sert à transférer des crédits restants à un bon (en vue d’une utilisation ultérieure). |
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Pour ajouter des frais, cliquez sur le bouton 2 - Add (ajouter) de l’écran Reservation Charges (frais de réservation). Vous accédez ainsi à l’écran Add Reservation Charges (ajouter des frais de réservation), sur lequel vous pouvez entrer les détails des nouveaux frais. Cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer) pour terminer l’opération.
Figure 5. 13: Écran Add Reservation Charges (ajouter des frais de réservation)
Modification de frais
Pour modifier de frais, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton 3 - Edit (modifier) de l’écran Reservation Charges (frais de réservation). Vous accédez ainsi à l’écran Edit Reservation Charges (modifier les frais de réservation), sur lequel vous pouvez modifier les détails des frais. Cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer) pour terminer l’opération.
Figure 5. 14: Écran Edit Reservation Charges (modifier les frais de réservation)
Modification du tarif
Pour modifier le tarif d’une réservation, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton 3 - Edit (modifier) de l’écran Reservation Charges (frais de réservation). Vous accédez ainsi à l’écran Edit Reservation Fares (modifier les fais de réservation), sur lequel vous pouvez modifier les détails du tarif (réductions et taxes applicables, par exemple). Cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer) pour terminer l’opération.
Figure 5. 15: Écran Edit Reservation Fares (modifier les tarifs de réservation)
Remboursement de paiements
Pour rembourser un paiement, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton 7 - Refund (rembourser) de l’écran Reservation Charges (frais de réservation). Vous accédez en mode de remboursement à l’écran Payment (paiement), sur lequel vous pouvez sélectionner le ou les passagers touchés (pour rembourser les frais applicables) et/ou corriger le montant du remboursement (pour un remboursement partiel). Cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer) pour terminer l’opération.
Figure 5. 16: Écran Payment (paiement) - mode de remboursement
Transfert de crédits
Pour accéder à l’écran Transfer Credit (transférer un crédit), cliquez sur le bouton T - Transfer Credit (transférer un crédit) de l’écran Reservation Charges (frais de réservation). Recherchez et sélectionnez une réservation existante et précisez le montant du crédit à transférer. Cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer) pour terminer l’opération.
Figure 5. 17: Écran Transfer Credit (transférer un crédit)
Numéro de billet
Vous pouvez entrer des numéros de billets à partir de l’écran Passenger Reservation (réservation). Pour cela, sélectionnez un passager et un segment associé, cliquez sur le bouton 6 - Ticket # (numéro de billet) et entrez le numéro de billet. Cliquez sur le bouton S - Save (enregistrer) pour terminer l’opération.
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L’écran Reservation History (historique de réservation) affiche un historique général de la réservation qui indique la date et l’heure, l’auteur et le motif de chaque modification. Pour accéder à ces renseignements, cliquez sur le bouton 8 - View History (afficher l’historique) de l’écran Passenger Reservation (réservation).
Figure 5. 18: Écran Reservation History (historique de réservation)
Changement d'agence
Pour changer l’agence associée à une réservation, cliquez sur le bouton A - Agency (agence) de l’écran Passenger Reservation (réservation), et sélectionnez la nouvelle agence.
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Par défaut, système invite l’utilisateur à préciser un motif d’accès à la fermeture de l’écran Passenger Reservation (réservation). Sélectionnez un entrée dans la liste déroulante du champ Default Reasons (motifs par défaut) et entrez un motif dans la zone texte Reason for Access (motif de l’accès). Cliquez sur le bouton O - OK pour terminer l’opération.
Figure 5. 19: Écran Reservation Access Reason (motif de l'accès à la réservation)
FIN DU DOCUMENT