Liste de référence rapide pour l'utilisateur

Liste pour expéditions en partance:

• Créer une nouvelle expédition (créer la LTA)

• Mode de Paiement - port payé, port dû et au comptant, sur compte

• Expéditeur (Shipper) et Destinataire (Consignee)

• Choisir les frais appropriés

• Ajouter tout autres frais

• Entrer le no. de validation ou le BCDL

• Sauver l'expédition

• Imprimer la LTA (pour capter la signature de l'expéditeur), imprimer l'étiquette.

• Préattribuer à un vol (attributer le fret à un vol particulier)

• Prochain vol disponible

• Vérifier les sites de trasit/transfert et attribuer au prochain vol (vérifier les temps)

• Manifeste (sommaire du fret en partance)

• 1 copie aux agents de service à la clientèle pour l'entrer dans amelia (joindre au manifeste amelia).

• 1 copie pour envoyer au service financier (fin de journée)

• Départ du vol

• Confirmer que toutes les expéditions ont été enregistrées sur le manifeste.

Liste pour expéditions à l'arrivée:

• Consulter le rapport de vol entrant (In-Flight Report) pour savoir quel fret arrive

• Arrivée du vol

• Recevoir les expéditions (le fret est débarqué sur votre site)

• Confirmer que les unités sont débarqués du vol/de l'avion et les recevoir.

• Expéditions à recevoir (quand le fret est embarqué)

• Vérifier si port payé ou port dû.

Rapports fin de journée:

• Rapport quotidien des ventes des agents

• Sujet: LTAs pour ‘base/site et date’ à suivre

• Balancer les paiements d'après les procédures normales concernant les espèces ('cash out'). Envoyer TOUS les LTAs en partance avec ce rapport.

Introduction

Le système de gestion de fret aérien ameliaCARGO propose de nombreuses fonctions, dont certaines sont utilisées par les grandes compagnies aériennes internationales, mais ne sont pas essentielles pour votre compagnie. Ces fonctions, ainsi que les rapports de nature délicate, ne seront pas accessibles aux utilisateurs généraux.

ameliaCARGO inclut les fonctions clés suivantes:

• Création automatique de lettres de transport à partir de données client et destinataire prédéfinies.

• Tarifs de fret propres au client.

• Possibilité de masquer les tarifs propres au client pour que le personnel général n’y ait pas accès (c.-à-d. tarifs contractuels).

• Suivi complet du flux de travail, de la création de la lettre de transport à la livraison en passant par la préattribution du fret, la création de la liste de chargement et du manifeste, le départ et l’arrivée du vol, le déchargement, l’entreposage intermédiaire et la livraison.

• Gestion des exceptions en cas d’expédition perdue/manquante.

• Suivi Web à partir du numéro de la lettre de transport.

• Identifiant de connexion Web permettant au client de réserver au préalable le fret.

• Contrôle de l’inventaire des entrepôts.

• Importation et exportation de fret.

• Contrôle de sécurité et capacité chargement en soute.

• Gestion du fret.

• Frais en fonction du poids.

Principaux atouts du système ameliaCARGO:

1. Précision

2. Lisibilité

3. Tarification

4. Création de rapports

Principes de base du fret

Il est important que tous les utilisateurs comprennent bien les principes de base de la réception de fret et de la création de lettres de transport aérien. Les employé ne doivent poursuivre la lecture de ce guide et la formation de ce guide et la formation qu’après avoir répondu ‘Oui’ à toutes les questions ci-dessous.

Description	Oui	Non
Comprend les renseignements requis sur la personne-ressource (nom, adresse, téléphone)?
Comprend le concept de poids volumétrique et sait quand l’appliquer et comment le calculer?
Sait comment calculer la capacité de support de plancher pour une expédition lourde?
Comprend que toutes les expéditions doivent êtres étiquetées (adresse valide)?
Comprend qu’une description appropriée et complète du fret expédié est obligatoire?
Comprend les règles concernant la taille des conteneurs pour le transport d’animaux vivants et l’utilisation de la liste de contrôle applicable aux animaux vivants?
Est capable, si nécessaire en cas de défaillance du système, de produire manuellement une lettre de transport de fret aérien fiable et lisible?
Comprend les procédures de contrôle auxquelles tout fret doit être soumis avant réception (ACS - programme de sûreté du fret aérien (SFA) et DG - Marchandises dangereuses)?
Comprend les modes de paiement?
Comprend les types et classifications des produits de fret?
Comprend l’étiquetage du fret (et l’importance de couvrir les anciennes étiquettes)?
Comprend les étiquettes sur les précautions de manipulation (orientation à respecter, produits périssables?
Comprend le système de classement de la base?

Chaque employé responsable de la réception de fret est tenu de lire le manuel de fret de votre compagnie. Ce document définit la procédure d’utilisation normalisée pour la réception de fret.

Connexion à ameliaCARGO

Chaque agent doit utiliser son identifiant de connexion personnel. Les identifiants doivent rester confidentiels. Les écrans de données qui interviennent lors de la connexion d’un agent seront imputables à cet agent.

Liens Web:

• Version de formation - À déterminer

• Version en ligne - À déterminer

Écran de connexion:

Page tableau de bord (s’affiche immédiatement après la connexion):

Guide de formation

Des liens s’affichent au bas de la page tableau de bord. Cliquez sur le lien Training Guide (guide de formation) pour accéder à la fenêtre Training Guide (guide de formation) présentée ci-dessous. Tous les liens qui s’affichent à gauche de cette fenêtre donnent accès à une démonstration de la fonction correspondante. Prenez le temps de consulter les fonctions qui vous intéressent.

Réception d'une expédition et départ d'un vol

Réception d'une expédition

Pour entrer une expédition dans le système, vous devez d’abord la créer. Accédez à Manage Export Consignments -> Create New Consignment (gérer les expéditions d’exportation -> créer une nouvelle expédition).

Voici la partie supérieure de l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition):

1. Aéroport de départ

2. Sélectionnez un élément dans la liste ou entrez les renseignements identifiant les marchandises, suivis de la mention NON-HAZ (Non Dangereuses)

3. Aéroport de destination

4. Nombre d’unités

5. Poids et Dimensions

6. Ajoutez les marchandises dangereuses, le cas échéants

7. Indiquez la valeur déclarée pour l’assurance

8. Indiquez la valeur déclarée pour la douane

9. Indiquez le mode de paiement

10. Si applicable, indiquez les précautions de manipulation spéciales

11. Indiquez le type de paiement

12. Nom, adresse, et ville de l’expéditeur

13. Cliquez le bouton de recherche pour vérifier si votre expéditeur (Shipper Name) figure dans la liste. Sinon, entrez les renseignements appropriés.

14. Compte de l’expéditeur

15. Cliquez le bouton de recherche pour vérifier si un compte a été créer pour l’expéditeur (Shipper Account). Sinon, entrez simplement un numéro de téléphone.

Expédition d'exportation

Si un expéditeur se présente avec une lettre de transport aérien préremplie, vous pouvez commencer à transférer ces renseignements dans l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition).

Entrez le numéro de la lettre de transport aérien:

Cliquez sur Create Consignment (créer une expédition) pour accéder à l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition):

Emplacement du numéro de la lettre de transport aérien sur l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition):

Voici la partie inférieure de l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition).

Les sections Consignee Name (nom du destinataire) and Consignee Account (compte de destinataire) doivent être remplies de la même manière que les sections Shipper Name (nom de l’expéditeur) and Shipper Account (compte de l’expéditeur).

Élément 10 ci-dessus - liste Special Handling (précautions de manipulation spéciales):

Élément 2 ci-dessus - liste Goods Description (description des marchandises): (Si l’élément souhaité ne figure pas dans la liste, ajoutez-le.)

Élément 6 ci-dessus - Dangerous Goods (marchandises dangereuses):

Payment Method (mode de paiement) - Prepaid (port payé) ou Collect (port dû)?

Type de paiement Prepaid (port payé):

Type de paiement Collect (port dû):

Liste Shipper Name (nom de l’expéditeur) ou Consignee Name (nom du destinataire), identique en fonction à la liste Shipper Account (compte de l’expéditeur) ou Consignee Account (compte du destinataire). Si un élément ne figure PAS dans la liste, entrez les renseignements appropriés. Note: Les sections Street (rue) et Telephone (téléphone) sont requises.

Agent Name and Address (nom et adresse de l’agent) - Pour ajouter une compagnie d’assistance tierce (un transitaire), cliquez sur ce lien:

Résultat:

Cliquez le bouton de recherche Agent Name (nom de l’agent) ou Agent Account (compte de l’agent) pour choisir l’agent. Si un élément ne figure PAS dans la liste, entrez les renseignements appropriés. Note: Les sections Street (rue) et Telephone (téléphone) sont requises.

Save Agent Details (enregistrer les détails concernant l’agent) - Cochez cette case (la même option existe sur les écrans Shipper (expéditeur) et Consignee (destinataire)) pour créer un enregistrement permanent à partir des données entrées.

Effectuez ensuite une recherche des tarifs (Rates Search):

Tick if you would like to add Additional Charges - Cochez cette case pour ajouter d’autres frais (par exemple, frais de messagerie, de débours, frais de service, etc).

Avant de continuer, cliquez sur le lien Remarks (remarques) - répertoriez les suppléments que vous souhaitez entrer en expliquant brièvement à quoi ils correspondent. Exemple: Delivery Charge $15.00, Advance Fee $5.00 (frais de livraison 15 $, débours 5 $).

Cliquez ensuite sur le bouton Continue (continuer).

Écran Other Charges (autres frais):

Sélectionnez Other Charges (autres frais), puis cliquez la coche verte pour ouvrir le champ:

Entrez la description et le montant des autres frais et cliquez la coche verte pour valider. Répétez l’opération pour tous les suppléments à ajouter. Dans l’exemple, nous avons entré des frais de livraison.

Une fois que vous avez entré tous les frais souhaités, cliquez sur Save Consignment (enregistrer l’expédition).

Lorsque l’expédition est enregistrée, un écran Finish (terminé) s’affiche:

ASTUCE: Si vous avez oublié d’ajouter des remarques (en particulier, pour expliquer les autres frais), prenez en note le numéro de lettre de transport aérien ou copiez-le avec la souris. Accédez ensuite à Amend Consignment (modifier l’envoi).

Si vous avez oublié certains détails, accédez à Manage Export Consignments -> Amend Consignment (gérer les expéditions d’exportation -> modifier une expédition) pour ce faire:

Effectuez les modifications nécessaires sur l’écran Consignment (expédition).

Lorsque les détails de la lettre de transport aérien sont complèts et confirmés, l’écran Finish (terminé):

Cet écran vous propose quattre (4) options:

• Print Air Waybill (imprimer la lettre de transport aérien)

• Print Label (imprimer l’étiquette)

• Create another Consignment (créer une autre expédition)

• Copy Consignment (copier cette expédition)

Voici un exemple d’une lettre de transport aérien créée dans ameliaCARGO:

Préattribution à un vol

Chaque lettre de transport aérien créée au moyen de l’écran Create New Consignment (créer un nouvel envoi) et enregistrée doit être attribuée à un vol. Soyez attentif aux heures de départ et veillez à ce que l’aire de trafic dispose des renseignements requis au moyen de la liste de chargement (Load List).

À l’écran Flight Search (recherche de vols), sélectionnez le numéro de vol (Flight Number), la date (Flight Date), et la destination (To Airport), puis cliquez sur Search (rechercher).

Sur l’écran Pre-Allocate to Flight (préattribuer à un vol) - exemple ci-dessous, sélectionnez les éléments que vous souhaitez attribuer au vol.

Sur cet écran:

• Sélectionnez les expéditions (AWBs) que vous voulez attribuer au vol à l’aide des cases dans la colonne Allocate (attribuer).

• Pour les expéditions Transfer (transfert), sélectionnez l’aéroport où se passera le transfert à l’aide de la liste dans la colonne To Airport (aéroport destination).

• Les expéditions déjà attribuées au vol sont affichées dans la partie inférieure (dans la section Consignments on flight (AAA - BBB) (expéditions sur le vol (AAA - BBB))).

Lorsque l’attribution est complète, cliquez sur Allocate button.

Liste de chargement

La liste de chargement (Load List) indique la charge prévue pour un vol. Un préposé d’aire de trafic vérifie que les éléments confirmés ont été chargés.

Voici un exemple d’une liste de chargement ameliaCARGO:

Confirmation du chargement

Lorsque l’aire de trafic confirme le chargement, allez vers Confirm Allocation (confirmer l'attribution).

Vous accédez à l’écran Confirm Allocation (confirmer l’attribution), tel que l’exemple ci-dessous. Si des éléments n’ont pas été chargés ou ont été retirés, supprimez-les à l’aide de l’écran Offload (décharger). Si une expédition a été fractionnée, l’aire de trafic doit peser les éléments et transmettre les renseignements. Entrez le nombre d’unités et le poids réels chargés.

À cet écran:

• Confirmez que le nombre d’unités et le poids correspondent à l’attribution - sélectionnez les cases à gauche pour ce faire.

Cliquez ensuite sur Confirm Allocation (confirmer l’attribution) pour enregistrer ces modifications.

Manifest Report (manifeste)

Après la confirmation de l’attribution, accédez au manifeste (Manifest Report). Ce rapport affiche la charge confirmée du vol.

Entrez les critères (surtout le numéro de vol (Flight Number) et la date (Flight Date)), et cliquez Print Report (imprimer le rapport) ou Export to Excel (exporter au format Excel). S’il y a lieu, vous pouvez également imprimer des copies de toutes lettres de transport enregistrées dans le manifeste.

Voici un exemple d’un manifeste (Manifest Report):

Départ d'un vol

Il est TRÈS important d’indiquer le départ des vols dans ameliaCARGO pour que le site d’arrivée puisse décharger le vol. Choisissez l’option Flight Departure (départ d’un vol) sur le menu.

Entrez le numéro (Flight Number) et la date (Flight Date) du vol, puis cliquez sur Search (rechercher).

Une fois le vol trouvé, entrez l’heure de départ (Actual Departure Time) réelle (car elle n’est pas automatiquement liée à ameliaRES). Cliquez ensuite sur le lien Depart (départ).

Procédure d'arrivée

Survol:

• Consulter le rapport de vol entrant (In-Flight Report)

• Arrivée du vol

• Réception de l’expédition

• Livraison de l’expédition

• Perception du paiement

Consultation du rapport de vol entrant (In-Flight Report)

Avant l’arrivée d’un vol sur votre site, un opérateur consulte le Rapport de vol entrant pour déterminer le type de fret attendu.

Sur cet écran:

• Entrez le numéro de vol (Flight Number) ou laissez ce champ vide (pour afficher tous les vols entrants). L’opérateur peut également choisir un vol à partir d’une liste.

• Sélectionnez la date (Flight Date).

• Sélectionnez l’aéroport de départ From Airport.

• Cliquez sur View Report (afficher le rapport) ou Print Report (imprimer le rapport).

Un exemple d’un rapport de vol entrant est présenté ci-dessous. Tout le fret enregistré par le site de départ apparaît dans ce rapport. Le fret entrant est divisé en deux parties: le fret destiné à votre site et le fret qui transite par votre site.

Arrivée d'un vol

Vous ne pouvez réceptionner le fret entrant que si un opérateur indique que le vol est arrivé. Pour ce faire, allez vers Manage Import Flight -> Flight Arrival (gérer les vols d’importation -> arrivée d’un vol):

Sur cet écran:

• Entrez le numéro de vol (Flight Number) ou utilisez la liste.

• Sélectionnez la date (Flight Date).

• Cliquez sur Search (rechercher).

• Cliquez sur le lien Arrive (arrivée) pour le vol en question.

• Après le succès, un statut ‘Arrived’ (arrivé) remplace le link (dans la colonne Action).

• Si ce message s’affiche: “You cannot arrive this flight since it has cargo and needs to be departed from [AP code].”, contactez le site de départ pour qu’il indique le départ du vol.

Réception de l'expédition

Pour recevoir une expédition, allez vers Manage Import Flight -> Receive Consignments (gérer les vols d’importation -> recevoir les expéditions):

À cet écran:

• Entrez le numéro de vol (Flight Number) ou utilisez la liste.

• Sélectionnez la date (Flight Date).

• Cliquez sur Search (rechercher).

• Dans la table de résultats, cochez les cases pour sélectionner le fret à recevoir.

• Confirmez le nombre d’unités, le poids, et le lieu. (Vous pouvez entrer le lieu manuellement ou le sélectionner dans la liste déroulante).

• Cliquez sur Receive (réceptionner).

• Cliquez sur OK pour confirmer la réception du fret.

• Si la réception du fret se déroule normalement, ce message s’affiche: “X Consignment(s) successfully received.”

TRF (Fret de Transfert):

Il s’agit du fret qui transite par votre base avant d’être transféré vers un vol de correspondance. Procédure à suivre:

 1. Recevoir tout le fret (y comprit le TRF) du vol entrant:

2. Si la Base de Départ a attribué un numéro de vol pour le transfert, vous devez A. transférer vers un vol de correspondance (Transfer Flight), B. confirmer l’attribution (Confirm Allocation), et C. établir le manifeste (Manifest).

•  Si aucun vol n’est attribué, procédez à la préattribution (Pre-Allocate), puis établissez le manifeste (Manifest).

A.  B. 

Rapport de vol sortant (Out-Flight Report) (fret transitant par votre site dans le même avion):

Ce rapport vous permet de vérifier le fret en transit planifié dans l’avion qui se trouve sur votre site. Le fret en transit n’apparaît PAS dans votre manifeste local, mais vous devez savoir ce qui reste à bord avant d’ajouter du fret au vol.

Allez vers Manage Export Flight -> Out-Flight Report (gérer les vols d’exportation -> rapport de vol sortant):

 NOTE: Le système a inséré des remarques indiquant que les marchandises restent à bord de l’avion.

Livraison

Pour indiquer qu’une expédition à été livrée, allez vers Manage Delivery -> Consignments for Delivery (gérer la livraison -> expéditions à livrer):

Sur cet écran:

• Entrez les critères de recherche (parmi Consignment (AWB) Number (numéro de la LTA), Consignee Name (nom du destinataire), et/ou les dates (From Date, To Date)).

• Dans la liste d’expéditions (résultats de la recherche), cliquez sur le lien correspondant au numéro de la LTA (Consignment #) pour accéder à l’écran Deliver Consignment (livraison).
  

• À l'écran Deliver Consignment (livraison) (voir ci-dessous):

• Sélectionnez les renseignements de déclaration à l’aide de la liste déroulante et cliquez la coche verte pour confirmer le tout (dans la section ‘Notification Options’).

• Ajoutez les remarques appropriées (dans la section ‘Remarks’).

• Confirmez le nombre d’unités (Pieces) et le poids (Weight). Modifiez-les uniquement si l’expédition n’est pas complète.

• Confirmez la date et l’heure de livraison (Delivery Date/Time).

• Complétez les champs Collector Name (nom du destinataire), Delivery Reference No. (no. de référence de la livraison) et Vehicle Registration No. (no. d’immatriculation du véhicule).

• Collector Name (nom du destinataire) - nom complet du destinataire.

• Delivery Reference No. (no. de référence de la livraison) - Entrez ce no. de référence (par exemple, Novex 3111111), le cas échéant. Sinon, entrez N/A (sans objet).

• Vehicle Registration No. (no. d’immatriculation de véhicule) - Entrez l’ID du destinataire (le no. de l’entreprise/du conducteur est accepté).

Cliquez sur Deliver (livrer) pour confirmer/compléter la livraison.

Perception du paiement

Pour percevoir le paiement:

• Choisissez le type de paiement (Payment Type) à partir de la liste. (Sélectionnez Non-Account (sans compte) pour les paiements en espèces, par carte de crédit/débit ou par chèque.)
  

• Choisissez le mode de paiement (Payment Method) dans la liste déroulante:

• Description - Visa, MasterCard, Amex, etc.

• Amount - montant perçu

• Cliquez la coche verte pour confirmer le tout.
  

• Cliquez sur Deliver (livrer) pour confirmer/compléter.

• Si la livraison se déroule normalement, ce message s’affiche: “Consignment Delivered Successfully!”, et la facture et le récépissé de livraison sont imprimés.

Expéditions Sans Compte (Non-Account)

La fonction Non-Account (sans compte) est utilisée lorsqu’aucun crédit de fret n’est disponible pour l’expéditeur ou le destinataire. Si l’expédition est imputée à un compte Quick Pass (pour le fret uniquement), une transaction sans compte est également indiquée - à des fins de référence.

L’écran de paiement est identique, que l’expédition soit en port payé (Prepaid) ou en port dû (Collect).

Method = Prepaid, Type = Non-Account OU Method = Collect, Type = Non-Account

Cet écran Payment (paiement) s’affiche pour TOUS les paiements sans compte.

Paiement au comptant:

Entrez le montant TOTAL payé au comptant et cliquez la coche verte pour confirmer le tout. Cliquez sur Save Consignment (enregistrer l’expédition) afin de continuer.

Autres options de paiement:

Les autres options de paiement sont:

• Credit Card (carte de crédit)

• Debit Card (carte de débit)

• Cheque (chèque)

• Res Number (no. de réservation) (pour les imputations sur les comptes Quick Pass)

Carte de crédit:

Carte de débit:

Paiement par chèque:

Numéro de réservation (à fins de référence lors d’imputations sur un compte Quick Pass):

Il est très important d’insérer le numéro de réservation dans ce champ lorsqu’un compte Quick Pass est utilisé pour le paiement du fret.

Écarts

Types d'écarts

A. Shipments are not visible to permit Pre-Allocation:

Three (3) conditions/scenarios can cause shipments to not display on the pre-allocation list - a. Cash pre-payments not entered properly or b. payment not made in full, c. or the Security Check has NOT been completed.

B. Shipments are missed or have a Discrepancy:

• MISSED: Shipments may have been manifested, BUT for any number of reasons NOT physically loaded onto a flight. LEAVE THIS SHIPMENT ON YOUR IN-FIGHT REPORT! The originating base must be notified - their follow-up is to trace the shipment’s location. IF it’s found to still be at the origin/base, they must perform a Short Ship transaction - this will remove the shipment from the destination airport’s In-Flight Report.
• DISCREPANCY: A shipment has arrived without being manifested (for any number of reasons). Use the Found Transaction button at the bottom-left of the Receive Consignment screen OR go to Discrepancy Details -> Found Cargo.

Prépaiements

Two (2) possible discrepancies can occur with Shippers pre-paying without accounts.

A. Payment Type = Unknown

Correct combination:

Incorrect combination:

NOTE: When Payment Type is Unknown, the Cash Payment screen will not be displayed.

As a result of this, the shipment will not appear for pre-allocation. There is no guarantee against human error while physically loading the shipment! If you believe the Payment Type was set to Unknown, go to Amend Consignment to change it to Non-Account.

On the Amend Consignment screen, enter the AWB # and click Amend.

Consignment screen (with shipment needing correction displayed):

On this screen:

• Enter amount paid.

• Click green checkmark to confirm.

• Click the Save Consignment button. (Do NOT click the Amend button!)

The output will look like this:

B. Payment incorrect or not confirmed:

To correct/confirm Non-Account payments, go to Accounting -> Consignment Payments.

On the Consignment Payments screen, enter the AWB # and click Search.

Then, click the Receive Payment link:

Verify the Payment Method, enter any necessary Remarks (ex: Paid by Cash), and click the Save button.

Then, click Print Receipt (to print a copy of the receipt) and Done (to complete the process).

Either of these methods (A or B above) will ensure the Prepaid Cash shipment is visible on the Pre-Allocation List.

Contrôle de Sûreté Omis

If the Security Check was missed, go to Manage Export Consignments -> Security Check.

On the Security Check screen, enter the AWB #, leave Destination set to Any (Origin should populate), and click Search.

(If you can’t remember the AWB #, leave Consignment Number empty.)

Fret Trouvé

There are two (2) ways to FIND non-manifested cargo at your base:

1. Click Found Cargo on the Receive Consignments screen (with the flight on which cargo was confirmed selected):

Flight Number, Date, Origin / Destination (your station) should be populated. Enter the AWB #, pieces and weight.

NOTE: This transaction is required for any non-manifested cargo arriving at your station.

2. Go to Discrepancy Details -> Found Cargo:

This displays the same Found Cargo screen as shown above, BUT you MUST enter AWB #, Found Pieces, Found Weight, Flight, Date, Origin, and Destination.

Fret Perdu

The Lost Cargo transaction must ONLY be used when absolutely necessary, ie. when you have actually lost a shipment at your base.

Enter the AWB #, Lost Pieces, Lost Weight, Flight Number, and Date, then click Find:

Click the Confirm Lost Cargo button to confirm, and complete this process.

Transbordements (Expéditions inter-lignes)

Définition et responsabilités

A. Definition of Interline Transfer of Cargo:

This is when a shipment is brought by one airline to another. The air waybill provided by the transferring airline is the document used to facilitate continued movement of the shipment. Interline transfers of cargo will only take place if:

1. Both airlines are IATA (International Air Transport Association) members. OR

2. The airlines (yours and another) have a Cargo Interline Agreement between them.

At the place of transfer, a Transfer Manifest is provided by the transferring airline to the receiving airline.

B. Responsibility of the Transferring Airline:

1. Complete a transfer manifest.

2. Ensure the AWB Number, pieces, and labeled destination match.

3. It’s mandatory to indicate for shipments from non-secure bases that the “Shipment has been searched.”

4. It’s essential that the Transfer Manifest is signed by a representative of the receiving airline.

5. One (1) copy of the Transfer Manifest is sent to Finance. Another copy is kept in the Base Interline transfer file. The receiving carrier is given one (1) copy of the transfer manifest.

C. Responsibility of the Receiving Airline:

1. Note any damages or shortages on the Transfer Manifest - If this is not done, 100% liability goes to the receiving airline should any claims need to be paid out.

2. Send one (1) copy of the Transfer Manifest to Finance - Attach a copy of the original air waybill and a copy of the ameliaCARGO air waybill. Retain another copy in the Base Interline transfer file, with a copy of the original AWB attached. Attach another copy of the original AWB to the Base copy created in ameliaCARGO.

Création d'un transbordement vers un partenaire inter-lignes

Here is an example of a transshipment from your airline to another.

Step 1 - Click on Show Transhipment Options.

Step 2 - Enter required data.

1. On the left (Tranship From & Carrier), use the second pick-list to select your airline’s Carrier Code. Then use the first pick-list to populate the originating station (it should get automatically populated).

2. On the right (Tranship To & Carrier), use the second pick-list to select the interline airline’s Carrier Code. Select Destination Airport, then use the first pick-list to populate the destination airport/station’s code.

Step 3 - Process shipment as Prepaid.

Process the shipment as PREPAID to the destination airport. Complete payment as you would any prepaid shipment. All charges MUST be displayed in full; otherwise, the shipment may be refused by the Interline Airline.

Création d'un transbordement d'un partenaire inter-lignes

Here is an example of a transshipment to your airline (from an interline partner).

Step 1 - Click on Show Transhipment Options.

Step 2 - Enter required data.

1. Select appropriate Origin Airport (ex: Whitehorse).

2. Use the pick-list to select appropriate interline carrier (ex: 4N).

3. Use the pick-list to populate airport code (Tranship From).

4. Use the pick-list to select Destination Airport.

5. Use the pick-list to select your airline’s carrier code (in Tranship To section).

6. Use the pick-list to populate airport code (Tranship To).

Step 3 - Payment

For this type of shipment, payment should always be prepaid to Third Party (Interline Carrier’s account):

Step 4 - Complete the Create New Consignment process.

Complete the consignment as you would any other. Do NOT shortcut entering data from the Interline AWB - Let the system generate the proper rate. Don’t be concerned with rates shown in the Interline AWB. Exception: If a delivery request is indicated, enter the appropriate amount in the Other Charges section.

Once the consignment is saved, you will see something like this. Charges in the top and bottom areas should match to the penny.

Click the Save Consignment button. You will see the Finish screen.

Transfert d'un transbordement à un partenaire de fret inter-lignes

Here is an example of a transshipment to an interline cargo partner.

Step 1 - Arrive the flight. If everything is confirmed to be on-hand, receive ALL items.

Step 2 - Go to Manage Delivery -> Transhipment Transfer.

Step 3 - Enter the AWB # ONLY, and click Search.

Step 4 - In the search results, click the Consignment # (link).

Step 5 - Select the Delivery Date, and enter:

• Time

• Collector Name (Name of signing agent at receiving airline)

• Delivery Reference No. (Use the Carrier Code.)

• Vehicle Registration No. (Optional, you may enter ‘x’.)

Then, click the Transfer button.

Step 6 - (optional) Attach the Transhipment Transfer Receipt to the base copy of the Interline Transfer Manifest. (Not required when Interline Transfer Manifests are used.)

Once the transfer is complete, the Shipment History will look like this:

END OF DOCUMENT