Liste de référence rapide pour l'utilisateur
Liste pour expéditions en partance:
Créer une nouvelle expédition (créer la LTA)
Mode de Paiement - port payé, port dû et au comptant, sur compte
Expéditeur (Shipper) et Destinataire (Consignee)
Choisir les frais appropriés
Ajouter tout autres frais
Entrer le no. de validation ou le BCDL
Sauver l'expédition
Imprimer la LTA (pour capter la signature de l'expéditeur), imprimer l'étiquette.
Préattribuer à un vol (attributer le fret à un vol particulier)
Prochain vol disponible
Vérifier les sites de trasit/transfert et attribuer au prochain vol (vérifier les temps)
Manifeste (sommaire du fret en partance)
1 copie aux agents de service à la clientèle pour l'entrer dans amelia (joindre au manifeste amelia).
1 copie pour envoyer au service financier (fin de journée)
Départ du vol
Confirmer que toutes les expéditions ont été enregistrées sur le manifeste.
Liste pour expéditions à l'arrivée:
Consulter le rapport de vol entrant (In-Flight Report) pour savoir quel fret arrive
Arrivée du vol
Recevoir les expéditions (le fret est débarqué sur votre site)
Confirmer que les unités sont débarqués du vol/de l'avion et les recevoir.
Expéditions à recevoir (quand le fret est embarqué)
Vérifier si port payé ou port dû.
Rapports fin de journée:
Rapport quotidien des ventes des agents
Sujet: LTAs pour ‘base/site et date’ à suivre
- Balancer les paiements d'après les procédures normales concernant les espèces ('cash out'). Envoyer TOUS les LTAs en partance avec ce rapport.
Introduction
Le système de gestion de fret aérien ameliaCARGO propose de nombreuses fonctions, dont certaines sont utilisées par les grandes compagnies aériennes internationales, mais ne sont pas essentielles pour votre compagnie. Ces fonctions, ainsi que les rapports de nature délicate, ne seront pas accessibles aux utilisateurs généraux.
ameliaCARGO inclut les fonctions clés suivantes:
Création automatique de lettres de transport à partir de données client et destinataire prédéfinies.
Tarifs de fret propres au client.
Possibilité de masquer les tarifs propres au client pour que le personnel général n’y ait pas accès (c.-à-d. tarifs contractuels).
Suivi complet du flux de travail, de la création de la lettre de transport à la livraison en passant par la préattribution du fret, la création de la liste de chargement et du manifeste, le départ et l’arrivée du vol, le déchargement, l’entreposage intermédiaire et la livraison.
Gestion des exceptions en cas d’expédition perdue/manquante.
Suivi Web à partir du numéro de la lettre de transport.
Identifiant de connexion Web permettant au client de réserver au préalable le fret.
Contrôle de l’inventaire des entrepôts.
Importation et exportation de fret.
Contrôle de sécurité et capacité chargement en soute.
Gestion du fret.
- Frais en fonction du poids.
Principaux atouts du système ameliaCARGO:
Précision
Lisibilité
Tarification
- Création de rapports
Principes de base du fret
Il est important que tous les utilisateurs comprennent bien les principes de base de la réception de fret et de la création de lettres de transport aérien. Les employé ne doivent poursuivre la lecture de ce guide et la formation de ce guide et la formation qu’après avoir répondu ‘Oui’ à toutes les questions ci-dessous.
| Description | Oui | Non |
|---|---|---|
| Comprend les renseignements requis sur la personne-ressource (nom, adresse, téléphone)? |  | |
| Comprend le concept de poids volumétrique et sait quand l’appliquer et comment le calculer? | | |
| Sait comment calculer la capacité de support de plancher pour une expédition lourde? | | |
| Comprend que toutes les expéditions doivent êtres étiquetées (adresse valide)? | | |
| Comprend qu’une description appropriée et complète du fret expédié est obligatoire? | | |
| Comprend les règles concernant la taille des conteneurs pour le transport d’animaux vivants et l’utilisation de la liste de contrôle applicable aux animaux vivants? | | |
| Est capable, si nécessaire en cas de défaillance du système, de produire manuellement une lettre de transport de fret aérien fiable et lisible? | | |
| Comprend les procédures de contrôle auxquelles tout fret doit être soumis avant réception (ACS - programme de sûreté du fret aérien (SFA) et DG - Marchandises dangereuses)? | | |
| Comprend les modes de paiement? | | |
| Comprend les types et classifications des produits de fret? | | |
| Comprend l’étiquetage du fret (et l’importance de couvrir les anciennes étiquettes)? | | |
| Comprend les étiquettes sur les précautions de manipulation (orientation à respecter, produits périssables? | | |
| Comprend le système de classement de la base? | |
Chaque employé responsable de la réception de fret est tenu de lire le manuel de fret de votre compagnie. Ce document définit la procédure d’utilisation normalisée pour la réception de fret.
Connexion à ameliaCARGO
Chaque agent doit utiliser son identifiant de connexion personnel. Les identifiants doivent rester confidentiels. Les écrans de données qui interviennent lors de la connexion d’un agent seront imputables à cet agent.
Liens Web:
Version de formation - À déterminer
Version en ligne - À déterminer
Écran de connexion:
Page tableau de bord (s’affiche immédiatement après la connexion):
Guide de formation
Des liens s’affichent au bas de la page tableau de bord. Cliquez sur le lien Training Guide (guide de formation) pour accéder à la fenêtre Training Guide (guide de formation) présentée ci-dessous. Tous les liens qui s’affichent à gauche de cette fenêtre donnent accès à une démonstration de la fonction correspondante. Prenez le temps de consulter les fonctions qui vous intéressent.
Réception d'une expédition et départ d'un vol
Réception d'une expédition
Pour entrer une expédition dans le système, vous devez d’abord la créer. Accédez à Manage Export Consignments -> Create New Consignment (gérer les expéditions d’exportation -> créer une nouvelle expédition).
Voici la partie supérieure de l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition):
Aéroport de départ
Sélectionnez un élément dans la liste ou entrez les renseignements identifiant les marchandises, suivis de la mention NON-HAZ (Non Dangereuses)
Aéroport de destination
Nombre d’unités
Poids et Dimensions
Ajoutez les marchandises dangereuses, le cas échéants
Indiquez la valeur déclarée pour l’assurance
Indiquez la valeur déclarée pour la douane
Indiquez le mode de paiement
Si applicable, indiquez les précautions de manipulation spéciales
Indiquez le type de paiement
Nom, adresse, et ville de l’expéditeur
Cliquez le bouton de recherche pour vérifier si votre expéditeur (Shipper Name) figure dans la liste. Sinon, entrez les renseignements appropriés.
Compte de l’expéditeur
- Cliquez le bouton de recherche pour vérifier si un compte a été créer pour l’expéditeur (Shipper Account). Sinon, entrez simplement un numéro de téléphone.
Expédition d'exportation
Si un expéditeur se présente avec une lettre de transport aérien préremplie, vous pouvez commencer à transférer ces renseignements dans l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition).
Entrez le numéro de la lettre de transport aérien:
Cliquez sur Create Consignment (créer une expédition) pour accéder à l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition):
Emplacement du numéro de la lettre de transport aérien sur l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition):
Voici la partie inférieure de l’écran Create New Consignment (créer une nouvelle expédition).
Les sections Consignee Name (nom du destinataire) and Consignee Account (compte de destinataire) doivent être remplies de la même manière que les sections Shipper Name (nom de l’expéditeur) and Shipper Account (compte de l’expéditeur).
Élément 10 ci-dessus - liste Special Handling (précautions de manipulation spéciales):
Élément 2 ci-dessus - liste Goods Description (description des marchandises): (Si l’élément souhaité ne figure pas dans la liste, ajoutez-le.)
Élément 6 ci-dessus - Dangerous Goods (marchandises dangereuses):
Payment Method (mode de paiement) - Prepaid (port payé) ou Collect (port dû)?
Type de paiement Prepaid (port payé):
Type de paiement Collect (port dû):
Liste Shipper Name (nom de l’expéditeur) ou Consignee Name (nom du destinataire), identique en fonction à la liste Shipper Account (compte de l’expéditeur) ou Consignee Account (compte du destinataire). Si un élément ne figure PAS dans la liste, entrez les renseignements appropriés. Note: Les sections Street (rue) et Telephone (téléphone) sont requises.
Agent Name and Address (nom et adresse de l’agent) - Pour ajouter une compagnie d’assistance tierce (un transitaire), cliquez sur ce lien:
Résultat:
Cliquez le bouton de recherche Agent Name (nom de l’agent) ou Agent Account (compte de l’agent) pour choisir l’agent. Si un élément ne figure PAS dans la liste, entrez les renseignements appropriés. Note: Les sections Street (rue) et Telephone (téléphone) sont requises.
Save Agent Details (enregistrer les détails concernant l’agent) - Cochez cette case (la même option existe sur les écrans Shipper (expéditeur) et Consignee (destinataire)) pour créer un enregistrement permanent à partir des données entrées.
Effectuez ensuite une recherche des tarifs (Rates Search):
Tick if you would like to add Additional Charges - Cochez cette case pour ajouter d’autres frais (par exemple, frais de messagerie, de débours, frais de service, etc).
Avant de continuer, cliquez sur le lien Remarks (remarques) - répertoriez les suppléments que vous souhaitez entrer en expliquant brièvement à quoi ils correspondent. Exemple: Delivery Charge $15.00, Advance Fee $5.00 (frais de livraison 15 $, débours 5 $).
Cliquez ensuite sur le bouton Continue (continuer).
Écran Other Charges (autres frais):
Sélectionnez Other Charges (autres frais), puis cliquez la coche verte pour ouvrir le champ:
Entrez la description et le montant des autres frais et cliquez la coche verte pour valider. Répétez l’opération pour tous les suppléments à ajouter. Dans l’exemple, nous avons entré des frais de livraison.
Une fois que vous avez entré tous les frais souhaités, cliquez sur Save Consignment (enregistrer l’expédition).
Lorsque l’expédition est enregistrée, un écran Finish (terminé) s’affiche:
Si vous avez oublié certains détails, accédez à Manage Export Consignments -> Amend Consignment (gérer les expéditions d’exportation -> modifier une expédition) pour ce faire:
Effectuez les modifications nécessaires sur l’écran Consignment (expédition).
Lorsque les détails de la lettre de transport aérien sont complèts et confirmés, l’écran Finish (terminé):
Cet écran vous propose quattre (4) options:
Print Air Waybill (imprimer la lettre de transport aérien)
Print Label (imprimer l’étiquette)
Create another Consignment (créer une autre expédition)
Copy Consignment (copier cette expédition)
Voici un exemple d’une lettre de transport aérien créée dans ameliaCARGO:
Préattribution à un vol
Chaque lettre de transport aérien créée au moyen de l’écran Create New Consignment (créer un nouvel envoi) et enregistrée doit être attribuée à un vol. Soyez attentif aux heures de départ et veillez à ce que l’aire de trafic dispose des renseignements requis au moyen de la liste de chargement (Load List).
À l’écran Flight Search (recherche de vols), sélectionnez le numéro de vol (Flight Number), la date (Flight Date), et la destination (To Airport), puis cliquez sur Search (rechercher).
Sur l’écran Pre-Allocate to Flight (préattribuer à un vol) - exemple ci-dessous, sélectionnez les éléments que vous souhaitez attribuer au vol.
Sur cet écran:
Sélectionnez les expéditions (AWBs) que vous voulez attribuer au vol à l’aide des cases dans la colonne Allocate (attribuer).
Pour les expéditions Transfer (transfert), sélectionnez l’aéroport où se passera le transfert à l’aide de la liste dans la colonne To Airport (aéroport destination).
Les expéditions déjà attribuées au vol sont affichées dans la partie inférieure (dans la section Consignments on flight (AAA - BBB) (expéditions sur le vol (AAA - BBB))).
Lorsque l’attribution est complète, cliquez sur Allocate button.
Liste de chargement
La liste de chargement (Load List) indique la charge prévue pour un vol. Un préposé d’aire de trafic vérifie que les éléments confirmés ont été chargés.
Voici un exemple d’une liste de chargement ameliaCARGO:
Confirmation du chargement
Lorsque l’aire de trafic confirme le chargement, allez vers Confirm Allocation (confirmer l'attribution).
Vous accédez à l’écran Confirm Allocation (confirmer l’attribution), tel que l’exemple ci-dessous. Si des éléments n’ont pas été chargés ou ont été retirés, supprimez-les à l’aide de l’écran Offload (décharger). Si une expédition a été fractionnée, l’aire de trafic doit peser les éléments et transmettre les renseignements. Entrez le nombre d’unités et le poids réels chargés.
À cet écran:
Confirmez que le nombre d’unités et le poids correspondent à l’attribution - sélectionnez les cases à gauche pour ce faire.
Cliquez ensuite sur Confirm Allocation (confirmer l’attribution) pour enregistrer ces modifications.
Manifest Report (manifeste)
Après la confirmation de l’attribution, accédez au manifeste (Manifest Report). Ce rapport affiche la charge confirmée du vol.
Entrez les critères (surtout le numéro de vol (Flight Number) et la date (Flight Date)), et cliquez Print Report (imprimer le rapport) ou Export to Excel (exporter au format Excel). S’il y a lieu, vous pouvez également imprimer des copies de toutes lettres de transport enregistrées dans le manifeste.
Voici un exemple d’un manifeste (Manifest Report):
Départ d'un vol
Il est TRÈS important d’indiquer le départ des vols dans ameliaCARGO pour que le site d’arrivée puisse décharger le vol. Choisissez l’option Flight Departure (départ d’un vol) sur le menu.
Entrez le numéro (Flight Number) et la date (Flight Date) du vol, puis cliquez sur Search (rechercher).
Une fois le vol trouvé, entrez l’heure de départ (Actual Departure Time) réelle (car elle n’est pas automatiquement liée à ameliaRES). Cliquez ensuite sur le lien Depart (départ).
Procédure d'arrivée
Survol:
Consulter le rapport de vol entrant (In-Flight Report)
Arrivée du vol
Réception de l’expédition
Livraison de l’expédition
- Perception du paiement
Consultation du rapport de vol entrant (In-Flight Report)
Avant l’arrivée d’un vol sur votre site, un opérateur consulte le Rapport de vol entrant pour déterminer le type de fret attendu.
Sur cet écran:
Entrez le numéro de vol (Flight Number) ou laissez ce champ vide (pour afficher tous les vols entrants). L’opérateur peut également choisir un vol à partir d’une liste.
Sélectionnez la date (Flight Date).
Sélectionnez l’aéroport de départ From Airport.
Cliquez sur View Report (afficher le rapport) ou Print Report (imprimer le rapport).
Un exemple d’un rapport de vol entrant est présenté ci-dessous. Tout le fret enregistré par le site de départ apparaît dans ce rapport. Le fret entrant est divisé en deux parties: le fret destiné à votre site et le fret qui transite par votre site.
Arrivée d'un vol
Vous ne pouvez réceptionner le fret entrant que si un opérateur indique que le vol est arrivé. Pour ce faire, allez vers Manage Import Flight -> Flight Arrival (gérer les vols d’importation -> arrivée d’un vol):
Sur cet écran:
Entrez le numéro de vol (Flight Number) ou utilisez la liste.
Sélectionnez la date (Flight Date).
Cliquez sur Search (rechercher).
Cliquez sur le lien Arrive (arrivée) pour le vol en question.
Après le succès, un statut ‘Arrived’ (arrivé) remplace le link (dans la colonne Action).
- Si ce message s’affiche: “You cannot arrive this flight since it has cargo and needs to be departed from [AP code].”, contactez le site de départ pour qu’il indique le départ du vol.
Réception de l'expédition
Pour recevoir une expédition, allez vers Manage Import Flight -> Receive Consignments (gérer les vols d’importation -> recevoir les expéditions):
À cet écran:
Entrez le numéro de vol (Flight Number) ou utilisez la liste.
Sélectionnez la date (Flight Date).
Cliquez sur Search (rechercher).
Dans la table de résultats, cochez les cases pour sélectionner le fret à recevoir.
Confirmez le nombre d’unités, le poids, et le lieu. (Vous pouvez entrer le lieu manuellement ou le sélectionner dans la liste déroulante).
Cliquez sur Receive (réceptionner).
Cliquez sur OK pour confirmer la réception du fret.
- Si la réception du fret se déroule normalement, ce message s’affiche: “X Consignment(s) successfully received.”
TRF (Fret de Transfert):
Il s’agit du fret qui transite par votre base avant d’être transféré vers un vol de correspondance. Procédure à suivre:
1. Recevoir tout le fret (y comprit le TRF) du vol entrant:
2. Si la Base de Départ a attribué un numéro de vol pour le transfert, vous devez A. transférer vers un vol de correspondance (Transfer Flight), B. confirmer l’attribution (Confirm Allocation), et C. établir le manifeste (Manifest).
- Si aucun vol n’est attribué, procédez à la préattribution (Pre-Allocate), puis établissez le manifeste (Manifest).
A. 
Rapport de vol sortant (Out-Flight Report) (fret transitant par votre site dans le même avion):
Ce rapport vous permet de vérifier le fret en transit planifié dans l’avion qui se trouve sur votre site. Le fret en transit n’apparaît PAS dans votre manifeste local, mais vous devez savoir ce qui reste à bord avant d’ajouter du fret au vol.
Allez vers Manage Export Flight -> Out-Flight Report (gérer les vols d’exportation -> rapport de vol sortant):
NOTE: Le système a inséré des remarques indiquant que les marchandises restent à bord de l’avion.
Livraison
Pour indiquer qu’une expédition à été livrée, allez vers Manage Delivery -> Consignments for Delivery (gérer la livraison -> expéditions à livrer):
Sur cet écran:
Entrez les critères de recherche (parmi Consignment (AWB) Number (numéro de la LTA), Consignee Name (nom du destinataire), et/ou les dates (From Date, To Date)).
- Dans la liste d’expéditions (résultats de la recherche), cliquez sur le lien correspondant au numéro de la LTA (Consignment #) pour accéder à l’écran Deliver Consignment (livraison).
À l'écran Deliver Consignment (livraison) (voir ci-dessous):
Sélectionnez les renseignements de déclaration à l’aide de la liste déroulante et cliquez la coche verte pour confirmer le tout (dans la section ‘Notification Options’).
Ajoutez les remarques appropriées (dans la section ‘Remarks’).
Confirmez le nombre d’unités (Pieces) et le poids (Weight). Modifiez-les uniquement si l’expédition n’est pas complète.
Confirmez la date et l’heure de livraison (Delivery Date/Time).
Complétez les champs Collector Name (nom du destinataire), Delivery Reference No. (no. de référence de la livraison) et Vehicle Registration No. (no. d’immatriculation du véhicule).
Collector Name (nom du destinataire) - nom complet du destinataire.
Delivery Reference No. (no. de référence de la livraison) - Entrez ce no. de référence (par exemple, Novex 3111111), le cas échéant. Sinon, entrez N/A (sans objet).
Vehicle Registration No. (no. d’immatriculation de véhicule) - Entrez l’ID du destinataire (le no. de l’entreprise/du conducteur est accepté).
Cliquez sur Deliver (livrer) pour confirmer/compléter la livraison.
Perception du paiement
Pour percevoir le paiement:
- Choisissez le type de paiement (Payment Type) à partir de la liste. (Sélectionnez Non-Account (sans compte) pour les paiements en espèces, par carte de crédit/débit ou par chèque.)
Choisissez le mode de paiement (Payment Method) dans la liste déroulante:
Description - Visa, MasterCard, Amex, etc.
Amount - montant perçu
- Cliquez la coche verte pour confirmer le tout.
Cliquez sur Deliver (livrer) pour confirmer/compléter.
- Si la livraison se déroule normalement, ce message s’affiche: “Consignment Delivered Successfully!”, et la facture et le récépissé de livraison sont imprimés.
Expéditions Sans Compte (Non-Account)
La fonction Non-Account (sans compte) est utilisée lorsqu’aucun crédit de fret n’est disponible pour l’expéditeur ou le destinataire. Si l’expédition est imputée à un compte Quick Pass (pour le fret uniquement), une transaction sans compte est également indiquée - à des fins de référence.
L’écran de paiement est identique, que l’expédition soit en port payé (Prepaid) ou en port dû (Collect).
Method = Prepaid, Type = Non-Account OU Method = Collect, Type = Non-Account
Cet écran Payment (paiement) s’affiche pour TOUS les paiements sans compte.
Paiement au comptant:
Entrez le montant TOTAL payé au comptant et cliquez la coche verte pour confirmer le tout. Cliquez sur Save Consignment (enregistrer l’expédition) afin de continuer.
Autres options de paiement:
Les autres options de paiement sont:
Credit Card (carte de crédit)
Debit Card (carte de débit)
Cheque (chèque)
Res Number (no. de réservation) (pour les imputations sur les comptes Quick Pass)
Carte de crédit:
Carte de débit:
Paiement par chèque:
Numéro de réservation (à fins de référence lors d’imputations sur un compte Quick Pass):
Il est très important d’insérer le numéro de réservation dans ce champ lorsqu’un compte Quick Pass est utilisé pour le paiement du fret.
Écarts
Types d'écarts
A. Les expéditions ne sont pas visibles pour la préattribution:
Il existe trois (3) conditions/scénarios dans lesquels vos expéditions peuvent ne pas apparaître dans la liste de préattribution - a. Des prépaiements au comptant n’ont pas été entrés correctement, ou b. le paiement effectué ne couvre pas toute la somme due, c. ou le contrôle de sûreté n’a PAS été effectué.
B. Expéditions manquantes ou présentant des écarts:
- EXPÉDITIONS MANQUANTES: Les expéditions ont été enregistrées dans le manifeste, MAIS pour une raison quelconque n’ont pas été physiquement chargées à bord d’un avion. CONSERVEZ CETTE EXPÉDITION DANS VOTRE RAPPORT DE VOL ENTRANT! La base de départ doit être informée du problème afin de retrouver les expéditions. Si une expédition se trouve toujours sur la base de départ, celle-ci doit lancer une transaction Short Ship (Expédition Rapide) - ce qui enlèvera l’expédition en question du rapport de vol entrant de l’aéroport de destination.
- DISCREPANCY: Une expédition est reçue alors qu’elle n’est pas enregistrée dans le manifeste. Utilisez le bouton Found Transaction (transaction trouvée) qui se trouve dans le coin inférieur gauche de l’écran Receive Consignment (recevoir l’envoi) OU sous Discrepancy Details -> Found Cargo (détails des écarts -> fret trouvé).
Prépaiements
Deux (2) types d’écart sont possibles en cas de prépaiement de l’expéditeur sans compte.
| Mode de paiement | Type de paiement |
|---|---|
| Payment Prepaid (port payé) | Non-Account (sans compte) |
| Payment Prepaid (port payé) | Unknown (inconnu) |
A. Payment Type = Unknown
Combinaison correcte:
Combinaison incorrecte:
NOTE: L’écran Cash Payment (paiement au comptant) ne s’affiche pas lorsque le type de paiement est Unknown (inconnu).
L’expédition ne s’affichera donc pas pour la préattribution. Une erreur humaine est toujours possible lors du chargement physique de l’expédition! Si vous pensez que le type de paiement Unknown (inconnu) a été sélectionné, accédez à Amend Consignment (modifier l’expédition) pour le remplacer par le type Non-Account (sans compte).
À l’écran Amend Consignment (modifer l’expédition), entrez le numéro de la LTA (Consignment Number), puis cliquez sur Amend (modifier).
Écran Consignment (expédition) avec expédition à corriger affichée:
À cet écran:
Entrer le montant payé.
Cliquez la coche verte pour confirmer le tout.
Cliquez sur Save Consignment (enregistrer). (NE CLIQUEZ PAS sur Amend (modifier)!)
Le résultat ressemble à l’exemple qui suit:
B. Paiement incorrect ou non confirmé:
Pour corriger/confirmer un paiement sans compte (Non-Account), allez vers Accounting -> Consignment Payments (comptabilité -> paiements).
Sur l'écran Consignment Payments (paiements), entrez le no. de la LTA et cliquez sur Search (rechercher).
Cliquez ensuite sur le lien Receive Payment (recevoir paiement):
Vérifiez le moyen de paiement, ajoutez des remarques (Remarks) si nécessaire (par exemple, Paid by Cash (payé au comptant)), puis cliquez sur Save (enregistrer).
Cliquez sur Print Receipt (imprimer récépissé) pour imprimer l’accusé de réception, puis sur Done (terminé).
Ces deux solutions (A ou B ci-dessus) permettent de s’assurer que l’expédition en port payé au comptant apparaît dans la liste de préattribution.
Contrôle de Sûreté Omis
Si le contrôle de sûreté a été omis, allez vers Manage Export Consignments -> Security Check (gérer les expéditions d’exportation -> contrôle de sûreté).
À l’écran Security Check (contrôle de sûreté), entrez le no. de la LTA, conservez la valeur Any (toutes) dans le champ Destination (Origin (départ) devrait être valide), et cliquez sur Search (rechercher).
(Si vous ne vous souvenez pas du numéro de la lettre de transport aérien, laissez ce champ (Consignment Number) vide.)
Fret Trouvé
Il existe deux (2) moyens de TROUVER le fret qui n’est pas enregistré dans le manifeste sur votre base:
1. Cliquez sur Found Cargo (fret trouvé) sur l’écran Receive Consignments (recevoir les expéditions) pour le vol sur lequel l’arrivée du fret est confirmée:
Le numéro du vol (Flight Number), la date (Date), le lieu de départ (Origin) et d’arrivée/votre base (Destination) sont indiqués. Entrez le no. de la LTA, le nombre d’unités et le poids.
NOTE: Cette transaction est requise pour tout fret non enregistré sur le manifeste qui arrive sur votre site.
2. Allez vers Discrepancy Details -> Found Cargo (détails des écarts -> fret trouvé):
Le même écran Found Cargo (fret trouvé) est affiché, MAIS vous devez entrer le no. de la LTA (Consignment Number), le nombre d’unités observé (Found Pieces), le poids (Found Weight), le vol (Flight), la date (Date), et les lieux de départ (Origin) et d’arrivée (Destination).
Fret Perdu
N’utilisez la transaction Lost Cargo (fret perdu) que si cela est absolument nécessaire - lorsque une expédition a réellement été perdue au niveau de votre base.
Entrez le no. de la LTA (Consignment Number), le nombre d’unités perdues (Lost Pieces), le poids (Lost Weight), le numéro de vol (Flight Number) et la date (Date), puis cliquez sur Find (rechercher):
Cliquez ensuite sur Confirm Lost Cargo (confirmer le fret perdu) pour confirmer/terminer.
Transbordements (Expéditions inter-lignes)
Définition et responsabilités
A. Définition du transbordement de fret:
Un transbordement se produit lorsqu’une expédition est remise par une compagnie aérienne à une autre. La lettre de transport aérien fournie par la compagnie aérienne expéditrice est le document qui accompagne les marchandises tout long de leur transport. Le transbordement inter-lignes de fret peut avoir lieu dans les conditions suivantes uniquement:
Les deux compagnies aériennes sont membres de l’IATA (Association du transport aérien international). OU
Ces compagnies aériennes (la votre et l’autre) ont conclu un accord intertransporteurs.
Au lieu du transfert, la compagnie aérienne expéditrice fournit un manifeste de transfert (Transfer Manifest) à la compagnie aérienne destinataire.
B. Responsabilités de la compagnie aérienne expéditrice:
Établir un manifeste de transfert.
S’assurer que le no. de la LTA, le nombre d’unités, et la destination sont corrects.
Les expéditions en partance de bases non sécurisées doivent être impérativement être désignées comme contrôlées.
Le manifeste de transfert doit être signé par un représentant de la compagnie aérienne destinataire.
Une (1) copie du manifeste est transmise au service financier et une autre est conservée dans le dossier des transbordements inter-lignes de la base. Le transporteur reçoit une (1) copie du manifeste de transfert.
C. Responsabilités de la compagnie aérienne destinataire:
Noter les marchandises endommagées ou manquantes sur le manifeste de transfert. Si cette consigne n’est pas respectée, la compagnie aérienne destinataire sera seule responsable en case de réclamations.
- Envoyer une (1) copie du manifeste de transfert au service financier (joindre une copie de la lettre de transport aérien originale et de la lettre créée dans ameliaCARGO) et en conserver une autre dans le dossier des transbordements inter-lignes de la base avec une copie de la lettre de transport aérien originale. Joindre une autre copie de la lettre de transport aérien originale reçue à la copie de la base créée dans ameliaCARGO.
Création d'un transbordement vers un partenaire inter-lignes
Voici un exemple d’un transbordement vers une autre compagnie aérienne.
Étape 1 - Cliquez sur Show Transhipment Options (afficher les options de transbordement).
Étape 2 - Entrez les données requises.
Sur le côté gauche (Tranship From & Carrier), utilisez la deuxième liste pour sélectionner le code de votre compagnie aérienne. Vous pouvez ensuite choisir le site de départ à l’aide de la première liste (mais celui-ci devrait automatiquement avoir la valeur correcte).
- Sur le côté droit (Tranship To & Carrier), utilisez la deuxième liste pour sélectionner le code de la compagnie inter-lignes. Sélectionnez l’aéroport de destination (Destination Airport), puis utilisez la première liste pour insérer le code de l’aéroport/de la base de destination.
Étape 3 - Traitez l’expédition comme port payé (Prepaid).
Traitez l’expédition comme PORT PAYÉ (Prepaid) à l’aéroport de destination. Procédez comme pour toute autre expédition en port payé. Tous les frais doivent être indiqués, faute de quoi la compagnie aérienne inter-lignes est en droit de refuser l’expédition.
Création d'un transbordement d'un partenaire inter-lignes
Voici un exemple d’un transbordement vers votre compagnie aérienne (à partir d’un partenaire inter-lignes).
Étape 1 - Cliquez sur Show Transhipment Options (afficher les options de transbordement).
Étape 2 - Entrez les données requises.
Sélectionnez l’aéroport de départ approprié (par exemple, Whitehorse).
Utilisez la liste pour sélectionner le transporteur de relais approprié (tel que 4N).
Utilisez la liste pour insérer le code de l’aéroport de départ (Tranship From) choisi à l’étape 1.
Utilisez la liste pour sélectionner l’aéroport de destination (Destination Airport).
Utilisez la liste pour sélectionner le code de votre compagnie aérienne (dans la section Tranship To).
Utilisez la liste pour insérer le code de l’aéroport de destination (Tranship To) choisi à l’étape 4.
Étape 3 - Paiement
Ce type d’expédition doit toujours être en port payé à un tiers (compte du transporteur de relais):
Étape 4 - Finalisation du processus Create New Consignment (créer une nouvelle expédition).
Procédez comme pour n’importe quelle nouvelle expédition, sans oublier d’entrer les données issues de la lettre de transport aérien inter-lignes. Laissez le système générer le tarif approprié - vous pouvez ignorer les tarifs indiqués sur la LTA inter-lignes. Exception: Si une demande de livraison est indiquée, entrez le montant approprié dans la section Other Charges (autres frais).
Après l’enregistrement de l’expédition, un écran comme l’exemple ci-dessous s’affiche. Les frais affichés dans les parties supérieure et inférieure doivent être parfaitement identiques.
Cliquez sur Save Consignment (enregistrer) pour accéder à l’écran Finish (terminé).
Transfert d'un transbordement à un partenaire de fret inter-lignes
Voici un exemple d’un transbordement vers un partenaire inter-lignes.
Étape 1 - Indiquez que le vol/l’avion est arrivé. Si la disponibilité de tous les éléments est confirmée, procédez à la réception.
Étape 2 - Allez vers Manage Delivery -> Transhipment Transfer (gérer la livraison -> transfert du transbordement).
Étape 3 - Entrez uniquement le no. de la LTA, puis cliquez sur Search (rechercher).
Étape 4 - Dans les résultats, cliquez sur le lien correspondant au no. de la LTA (Consignment #).
Étape 5 - Sélectionnez la date de livraison (Delivery Date), et entrez:
l’heure (Time)
le nom de l’agent de la compagnie aérienne destinataire (Collector Name)
le numéro de référence de la livraison (Utilisez le code du transporteur.)
- l’immatriculation du véhicule (Facultatif - vous pouvez entrer ‘x’.)
Cliquez ensuite sur le bouton Transfer (transférer).
Étape 6 - (facultatif) Joignez le récépissé (Transhipment Transfer Receipt) à la copie du manifeste de transbordement inter-lignes (Interline Transfer Manifest). (Non requis lorsque des manifestes de transbordement inter-lignes sont utilisés.)
Lorsque le transfert est complèt, l’affichage de l’historique de l’expédition (Shipment/Consignment History) ressemble à l’exemple ci-dessous:
FIN DU DOCUMENT