(module) Accounting Integration (intégration de la comptabilité)

Vous pouvez intégrer certains progiciels de comptabilité dans amelia. Le processus d’importation/d’exportation de Great Plains et Acomba est présenté ci-après.

REMARQUE: Communiquez avec votre gestionnaire client pour activer cette fonction. Certaines modifications de configuration sont nécessaires.

Exigences pour l'intégration de Great Plains

Les éléments suivants sont nécessaires pour assurer la bonne intégration du progiciel de comptabilité Great Plains:

Compte amelia Transfer: Vous devez ajouter un compte amelia Transfer à Great Plains. Ce compte contiendra tous les montants dus au moment de l’export. Cela est nécessaire, car le montant des frais n’est pas toujours égal au montant des paiements au cours d’une période de 24 heures. Le numéro du compte du grand livre général (GL account number) pour ce compte doit être fourni à InteliSys.
Numéro de compte du grand livre général (GL) pour les comptes débiteurs (Accounts Receivable): Le numéro de compte du grand livre général pour les comptes débiteurs doit être fourni à InteliSys.
Numéro de compte du grand livre général (GL) pour les comptes créditeurs (Accounts Payable): Le numéro de compte du grand livre général pour les comptes créditeurs doit être fourni à InteliSys.
Numéro de compte du grand livre général (GL) pour les commissions: Le numéro de compte du grand livre général pour les commissions doit être fourni à InteliSys, le cas échéant.
Numéro de client public: Un numéro de client pour les réservations, frais et paiements publics doit exister dans Great Plains. Ce numéro doit être fourni à InteliSys.
Comptes du grand livre général (GL) pour les types de frais (Charge Types): Chaque type de frais dans amelia (Utilities -> Charge Types (utilitaires -> types de frais)) doit être associé à un code de vente (Sale Code) qui correspond au numéro de compte du grand livre général pour ce type de frais.
Comptes du grand livre général (GL) pour les modes de paiement (Payment Methods): Chaque mode de paiement dans amelia (Utilities -> Payment Methods (utilitaires -> modes de paiement)) doit être associé à un code de vente (Sale Code) qui correspond au numéro de compte du grand livre général pour ce mode de paiement.
Comptes du grand livre général (GL) pour les taxes: Les numéros de comptes du grand livre général pour les taxes doivent être fournis à InteliSys, le cas échéant.

amelia utilisera ces renseignements pour générer trois (3) fichiers à importer dans Great Plains. Le premier fichier contient tous les frais concernant les dernières 24 heures. Ce fichier contient également le montant total pour chaque type de frais. Veuillez noter que tous les frais sont inclus, qu’ils aient été payés ou non.

Le deuxième fichier contient tous les paiements pour les dernières 24 heures. Un paiement pour le montant total des frais de la journée est également importé dans le compte amelia Transfer. Cela permet de placer les frais non payés dans le compte amelia Transfer jusqu’à ce qu’ils soient réglés.

Le troisième fichier contient le montant de toutes les commissions pour les dernières 24 heures. Ce fichier contient les détails pertinents, tels que le numéro de client auquel la commission a été payée, ou encore le numéro de réservation associé à la commission.

Exigences pour l'intégration d'Acomba

Les éléments suivants sont nécessaires pour assurer la bonne intégration du progiciel de comptabilité Acomba:

Compte amelia Transfer: Vous devez ajouter un compte amelia Transfer à Acomba. Ce compte contiendra tous les montants dus au moment de l’export. Cela est nécessaire, car le montant des frais n’est pas toujours égal au montant des paiements au cours d’une période de 24 heures. Le numéro du compte du grand livre général (GL account number) pour ce compte doit être fourni à InteliSys.
Numéro de compte du grand livre général (GL) pour les comptes débiteurs (Accounts Receivable): Le numéro de compte du grand livre général pour les comptes débiteurs doit être fourni à InteliSys.
Numéro de compte du grand livre général (GL) pour les comptes créditeurs (Accounts Payable): Le numéro de compte du grand livre général pour les comptes créditeurs doit être fourni à InteliSys.
Commissions GL account: Le numéro de compte du grand livre général pour les commissions doit être fourni à InteliSys, le cas échéant.
Numéro de client public: Un numéro de client pour les réservations, frais et paiements publics doit exister dans Acomba. Ce numéro doit être fourni à InteliSys.
Comptes du grand livre général (GL) pour les types de frais (Charge Types): Chaque type de frais dans amelia (Utilities -> Charge Types (utilitaires -> types de frais)) doit être associé à un code de vente (Sale Code) qui correspond au numéro de compte du grand livre général pour ce type de frais.
Comptes du grand livre général (GL) pour les modes de paiement (Payment Methods): Chaque mode de paiement dans amelia (Utilities -> Payment Methods (utilitaires -> modes de paiement)) doit être associé à un code de vente (Sale Code) qui correspond au numéro de compte du grand livre général pour ce mode de paiement.
Comptes du grand livre général (GL) pour les taxes: Les numéros de comptes du grand livre général pour les taxes doivent être fournis à InteliSys, le cas échéant.
Codes de produit pour les types de frais (Charge Type Product Codes): Ces codes de produit sont nécessaires pour qu’Acomba puisse générer les factures. Chaque type de frais dans amelia (Utilities -> Charge Types (utilitaires -> types de frais)) doit être associé à un code d’utilisation (Usage Code) qui correspond au code de produit pour ce type de frais.

Importation d'un fichier de données *.adx dans Acomba

Pour importer un fichier ADX dans Acomba:

Connectez-vous au progiciel de comptabilité Acomba.
Cliquez sur le menu Input (saisie).
Sélectionnez Import Data (importer des données) dans la section Utilities (utilitaires).
Sélectionnez Accounting Data Exchange (ADX) comme format (Import File Format).
Cliquez sur le bouton All… (tous) pour sélectionner toutes les cases à cocher.
Cliquez sur le bouton Import (importer) et accédez au fichier téléchargé à partir du serveur FTP. Cliquez sur Open (ouvrir) pour commencer l’importation.
Lorsque le progiciel vous invite à convertir la casse au format mixte, cliquez sur No (non) pour conserver le format du fichier d’exportation.
Lorsque le progiciel vous invite à supprimer le fichier d’importation, cliquez sur No (non) pour le conserver afin de pouvoir le réutiliser ultérieurement.
Affichez les transactions importées dans la visionneuse de transactions (Transaction Viewer), dans l’onglet Accounts Receivable (comptes débiteurs).

Résolution d'erreurs d'importation

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’erreurs susceptibles de survenir, ainsi que les mesures à prendre pour les résoudre:

File error: 20, Procedure: 0, Sub proc: 31 (erreur fichier: 20, procédure: 0, sous-procédure: 31) - Cela signifie généralement que le numéro d’une facture en cours d’importation est identique à celui d’une facture déjà existante dans Acomba. Ce problème peut se produire si une tentative d’importation précédente a échoué après que la facture en question a été correctement importée. Dans ce cas, cliquez Ignore (ignorer) jusqu’à atteindre une facture qui n’a pas déjà été importée pour continuer le processus.
This Customer number doesn’t exist (ce numéro de client n’existe pas) - Cette erreur signifie que le numéro de client indiqué dans l’erreur est introuvable dans le progiciel de comptabilité Acomba. Le numéro de client public et les numéros de sociétés définies dans amelia doivent être présents dans Acomba pour pouvoir effectuer des importations.
This Account number doesn’t exist (ce numéro de compte n’existe pas) - Cette erreur signifie que le numéro de compt indiqué dans l’erreur est introuvable dans le progiciel de comptabilité Acomba. Les numéros de compte amelia Transfer, de comptes clients, des types de frais et des modes de paiement définis dans amelia doivent être présents dans Acomba pour pouvoir effectuer des importations.
Permission Denied OR Access Denied (autorisation refusée ou accès refusé) - L’utilisateur Acomba connecté doit disposer des autorisations suffisantes pour pouvoir importer la transaction.

Obtention d'une exportation de données depuis le serveur FTP d'InteliSys

Pour télécharger les données d’exportation:

Sur votre bureau Windows, cliquez sur Start (démarrer), puis sur Run (exécuter).
Dans le champ Open (ouvrir), entrez l’adresse fournie par InteliSys.
À l’invite, entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe fournis par InteliSys, puis cliquez sur Log On (connexion).
Le contenu de votre dossier d’exportation s’affiche alors. Les fichiers sont nommés selon le format AAAAMMJJ. La date dans le nom du fichier correspond au jour des transactions contenues dans le fichier.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier que vous souhaitez importer et sélectionnez Copy (copier) dans le menu contextuel.
Naviguez vers l’emplacement de votre disque dur local où vous souhaitez enregistrer le fichier. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier en question et sélectionnez Paste (coller) dans le menu contextuel.

Les fichiers sont désormais prêts à être importés dans votre progiciel de comptabilité.

FIN DU DOCUMENT

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